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/ AOL File Library: 4,101 to 4,200 / aol-file-protocol-4400-4101-to-4200.zip / AOLDLs / Business Management / ACS7_ V7.0 Mechanic's Scheduler / MECHANIC.exe / MECH-W70.EXE / MECHANIC.WIN / BACKUP.TXT < prev    next >
Text File  |  1995-10-19  |  12KB  |  254 lines
  1.  
  2.         Instructions on how to use the Automatic Backup procedures:
  3.  
  4. You access the program through 'GO.BAT', not through 'PROGRAM.EXE'.  This 
  5. 'GO.BAT' file will perform the backup automatically outside of the program 
  6. once you indicate your preference for a backup upon exiting the program.
  7.  
  8. Adopt a strategy for your backup disks.  A simple two-disk, rotating 
  9. procedure will save you grief later if you experience a hard drive crash.  
  10.  
  11. Format two disks and label them 'Backup 1' and 'Backup 2'.  Place a write-
  12. protect tab on 'Backup 2' and put that disk into your software vault.  Use 
  13. the other disk, 'Backup 1', for your routine automatic backups.  
  14.  
  15. Place the current backup disk into drive A.  When you exit the program, it 
  16. will ask you if you want to back it up.  At this point, enter a '1' without 
  17. an 'Enter' to show acceptance.  The next screen will then display 'A:'.  
  18. Press the 'Enter' key to accept that value.  At this point, the program 
  19. will drop you into your subdirectory, and the 'GO.BAT' file will perform 
  20. the backup.
  21.  
  22. Let's say that you backup the data on January 15.  the backup procedure 
  23. will create this file:
  24.  
  25.                              0115ACS.ARC
  26.  
  27. The '01' stands for the month, while '15' shows the day.  In this way, the 
  28. backup files will not overwrite each other on the backup disk.  When full, 
  29. the backup procedure will tell you that 'for some reason, the program 
  30. cannot copy over the file to the disk.'  At this point, place a write-
  31. protect tab onto backup #1, format a second disk, label it 'Customer Backup 
  32. #2', use it until full, then swap the write-protect tab with Backup #1, 
  33. reformat #1, and use it from scratch.
  34.  
  35. By doing this, you will always be alternating back and forth between the 
  36. two backup disks as each becomes full.
  37.  
  38. Backup your data frequently, every two or three hours of new data entry.  
  39. You do not have to check the backup disk to see if it is becoming full. 
  40. Once full, the backup procedure will show a message on the screen that 'for 
  41. some reason the procedure cannot copy the file over to the disk.'  When you 
  42. see that message, then you know the disk is full.
  43.     
  44. You could make a mental note that the backup disk WITHOUT a write-protect 
  45. tab is the 'Production Backup Disk'.  As it becomes full, place a write-
  46. protect tab on that disk and put it into the software vault.  Take the disk 
  47. that had the write-protect tab and remove it.  Then reformat that disk and 
  48. begin using it as the 'Production Backup Disk'.  You need not keep any 
  49. elaborate lists of what data is on which disk.  As long as you see a disk 
  50. WITH a write protect-tab, you will know that this one belongs in the 
  51. software vault.  The disk WITHOUT the write-protect tab is the 'Production 
  52. Backup Disk'.  
  53.  
  54.  
  55. The data, by the way, is squeezed together on each date on which you make a 
  56. backup.  If, for example, you backed up data on September 15, 1986, then 
  57. you would observe this file on your backup disk:  0915ACS.ARC.  The '09' 
  58. reflects the month of the backup, while the '15' shows you the date.  'ACS' 
  59. is my company name, while 'ARC' shows that this is an Archive file.  The 
  60. program does not perform an incremental backup.  Every 'ARC' file is a 
  61. self-contained image of ALL the program's data on that date.  Why are 
  62. multiple backups necessary?  Experience has shown that when a hard drive 
  63. goes down, its' controller is often bad PRIOR to the last backup.  If this 
  64. happens, the most recent backup may be corrupted and you would then be 
  65. forced to use the backup prior to that one.  
  66.  
  67.                      Retrieving your data later:
  68.                                                                            
  69. All  of  your  data  files will be saved  into  one  archive file  and date 
  70. 'stamped'   to   help   you  later in  determining which  of  the archives  
  71. has the most  recent data.   Let's say, for example, that the data for 
  72. today was stored in this file:   
  73.  
  74.                             A:1109ACS.ARC              
  75.                                                                            
  76. The   first  two  letters  stand for the month,   while  the  last  two 
  77. identify   the   date during the month on which this backup  was  made.  
  78. Let's  say that you see  '0804ACS.ARC' on your data disk.   This  means 
  79. month '8',  day '4', or August 4.  If you saw '1123ACS.ARC',  this file was  
  80. created  on month '11',   day '23',  or   December   23rd.     The purpose  
  81. for this numbering scheme is so that you  can   have  multiple back up 
  82. files on one disk,  space permitting, and yet tell at a  glance which is 
  83. the most recent one. 
  84.                                                                            
  85.                   Retrieving your data in the presence of
  86.                               'NEW1REAL.BAT' 
  87.  
  88. If you observe 'NEW1REAL.BAT' in your subdirectory, then execute these 
  89. commands:          
  90.  
  91.    NEW1REAL    <=========== you type this, follow by 'Enter'
  92.    ARCE A:0520ACS.ARC  /R   <======== you type this, followed by 'Enter'
  93.                               [you adjust the '0520' portion for the
  94.                                actual date: '05' is May, '20' is 20th day]
  95.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  96.                                        if present:  'File Not Found'
  97. COPY *.TXT *.FIN <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  98.                                        if present:  'File Not Found'
  99.  
  100. This will take all of your data from the most recent backup and restore it to 
  101. your hard drive. 
  102.  
  103. Execute 'GO'  from your subdirectory.  The program will again lead you 
  104. through the installation process.   The 'NEW1REAL' command you entered 
  105. earlier has forced the program to reinstall.  Once you go through the 
  106. installation menus again, the program will ask you to reboot or restart the 
  107. system.  At this point, ignore that restart message and invoke 'GO' from the 
  108. subdirectory.  You should be greeted as a Registered User.  If not, repeat 
  109. this entire process ONCE. If you are still not greeted as Registered, then 
  110. call me.
  111.  
  112.  
  113.                                                                            
  114.                   Retrieving your data in the absence of
  115.                               'NEW1REAL.BAT'
  116.  
  117. If you cannot observe 'NEW1REAL.BAT' in your subdirectory, then delete all 
  118. files  ending  in 'NTX' and 'MEM' files with these commands:
  119.  
  120.    DEL *.NTX   <=========== you type this, follow by 'Enter'
  121.    DEL *.MEM   <=========== you type this, follow by 'Enter'
  122.    ARCE A:0520ACS.ARC  /R   <======== you type this, followed by 'Enter
  123.                               [you adjust the '0520' portion for the
  124.                                actual date: '05' is May, '20' is 20th day]
  125.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  126.                                        if present:  'File Not Found'
  127. COPY *.TXT *.FIN <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  128.                                        if present:  'File Not Found'
  129.  
  130. This will take all of your data from the most recent backup and restore it 
  131. to your hard drive. 
  132.  
  133. Execute 'GO'  from your subdirectory.  The program will again lead you 
  134. through the installation process.   The 'DEL *.MEM' command you entered 
  135. earlier has forced the program to reinstall.  Once you go through the 
  136. installation menus again, the program will ask you to reboot or restart the 
  137. system.  At this point, ignore that restart message and invoke 'GO' from 
  138. the subdirectory.  You should be greeted as a Registered User.  If not, 
  139. repeat this entire process ONCE. If you are still not greeted as 
  140. Registered, then call me.
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.                  Alternate methods of backing up the data:
  146.  
  147. In the event that your floppy is full and will not hold any more data, you 
  148. have another option.  In \MECHANIC.WIN you should observe these two files: 
  149.  
  150.                               CRISIS-A.BAT
  151.                               CRISIS-B.BAT
  152.  
  153. Note that 'CRISIS-A' backs up one half of your files to one floppy, while 
  154. 'CRISIS-B' does the other half to a second one.
  155.  
  156. You would enter these commands:
  157.        
  158.                           CRISIS-A  {======= you enter this
  159.                           CRISIS-B  {======= you enter this
  160.  
  161.  
  162. Make  sure if you use the 'CRISIS-A'/'CRISIS-B' methodology,  that you have 
  163. matched sets of disks for the backups and that you rotate them in sets.
  164.  
  165. Later on, if you wish to bring this data back into \MECHANIC.WIN, you would 
  166. enter these commands:
  167.  
  168.                           NEW1REAL  {======= you enter this
  169.                           ARCE A:CRISIS-A /R  {======= you enter this
  170.                           ARCE A:CRISIS-B /R  {======= you enter this
  171.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  172.                                        if present:  'File Not Found'
  173. COPY *.TXT *.FIN <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  174.                                        if present:  'File Not Found'
  175.        
  176.  
  177. Another method exists to backup your data. Though slower than 'CRISIS-
  178. A/'CRISIS-B', it places twice the data into each backup.
  179.  
  180. In \MECHANIC.WIN, you should observe this file: 
  181.        
  182.                                  BIGBU.BAT
  183.          
  184. 'BIGBU' creates a 'big-backup' of your data onto one disk.
  185.  
  186. To create this 'big-backup', you enter this command:
  187.  
  188.                       BIGBU   {======= you enter this
  189.  
  190.  
  191. Once invoked, 'BIGBU.BAT' creates this file onto floppy A:
  192.  
  193.                                 *.LZH
  194.  
  195. This  single  file contains all data from the program.   
  196.  
  197.  
  198.          Retrieving data later from *.LZH  in the presence of
  199.                               'NEW1REAL.BAT' 
  200.  
  201. To retrieve data from *.LZH  in the presence of 'NEW1REAL.BAT', please 
  202. enter the following commands in your subdirectory:
  203.  
  204.     NEW1REAL        <========= you type these commands, followed by 'Enter
  205.     LHARC E /CHM A:*.LZH       [overwrite all files, as asked]
  206.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  207.                                        if present:  'File Not Found'
  208. COPY *.TXT *.FIN <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  209.                                        if present:  'File Not Found'
  210.     GO
  211.                                                                            
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.          Retrieving data later from *.LZH  in the absence of
  218.                               'NEW1REAL.BAT' 
  219.  
  220. To retrieve data from *.LZH  in the absence of 'NEW1REAL.BAT', please 
  221. enter the following commands in your subdirectory:
  222.  
  223.     DEL *.NTX   <=========== you type this, follow by 'Enter'
  224.     DEL *.MEM   <=========== you type this, follow by 'Enter'
  225.     LHARC E /CHM A:*.LZH       [overwrite all files, as asked]
  226.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  227.                                        if present:  'File Not Found'
  228. COPY *.TXT *.FIN <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  229.                                        if present:  'File Not Found'
  230.     GO
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.                    Alternate backups within the program:
  239.  
  240. You can execute these and other alternate backups from within the program.  
  241. From the Main Program Menu, please enter '5' for Other Options.  Once there, 
  242. please observe selection 'D':
  243.  
  244.  
  245.                               D) Disk Backups
  246.  
  247.  
  248. After you have selected 'D', you will see the Alternate Backup Options Menu.  
  249. As you enter 'H' for Help, you will be then able to read about all of the 
  250. alternates available at this menu.
  251.  
  252.  
  253.                                                                            
  254.